Présentation de la lettre ADMINISTRATIVE

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Présentation de la lettre ADMINISTRATIVE
Généralités

Les modèles que vous trouverez dans les différentes rubriques de ce
site sont destinés à vous aider dans vos démarches, ce ne sont que des
exemples et vous pouvez les adapter selon les circonstances.

Soyez clair et concis : ne racontez pas votre vie mais apportez des
précisions utiles pouvant aider le destinataire à comprendre votre
situation.

En cas de réclamation, n’employez pas un ton menaçant, vous ne ferez qu’envenimer la situation.

Gardez toujours un double des lettres que vous envoyez.

Lors de l’envoi de pièces jointes justificatives, ne vous dépossédez pas de vos originaux, joignez des copies.

La lettre recommandée avec accusé de réception n'est obligatoire que
dans certains cas, cependant, n’hésitez pas à y avoir recours : elle
prouve que la lettre que vous avez envoyée a été envoyée et a bien été
reçue par la personne à qui vous avez écrit.

Présentation

Une lettre doit contenir les éléments suivants :

Les coordonnées de l’expéditeur (en haut à gauche).
La date (en haut à droite).
Les coordonnées du destinataire (sous la date, à droite). Un « À
l'attention de... » permet de cibler parfaitement votre destinataire.
L’objet (plus bas) : cela facilite les choses au lecteur, qui sait immédiatement de quoi traite la suite.
La formule d’appel « Madame, Monsieur ».
Le corps de la lettre : commence au niveau du milieu de la page, et,
de même, chaque nouveau paragraphe, s'aligne sur la formule d'appel.
La formule de politesse, important : le terme d'accroche utilisé
pour introduire la lettre - type « Madame, Monsieur » - doit être repris
à l'identique dans la formule de politesse de conclusion. Cette formule
est un usage et un passage obligé. N'omettez donc pas de saluer votre
lecteur, même si ce dernier vous est totalement antipathique ou inconnu.
La signature : elle vient à droite dans la moitié inférieure de la
dernière page ; on peut éventuellement noter son nom en lettres
capitales en dessous, si le destinataire risque de rencontrer des
difficultés pour identifier l'envoyeur.

Forme

La lettre dactylographiée ou saisie à l’aide d’une machine de traitement de texte est de plus en plus admise.

De plus, si votre écriture est illisible, vous épargnez ainsi à
votre destinataire, le déplaisir et la difficulté de vous déchiffrer.

Cependant, Il est préférable d'envoyer une lettre manuscrite pour
s'adresser à un supérieur, une personne plus âgée, une très haute
personnalité, ou encore si la lettre comporte un caractère confidentiel
ou intime.

L'encre de rigueur est noire ou bleue.

Papier

Le format le plus courant est 21x29.7 cm.

La qualité est généralement un papier blanc mat de 90 à 110 gr.

Toutefois, un papier légèrement coloré, et/ou avec un léger grain
peut convenir. Il vaut mieux éviter trop de fantaisie, sauf si l’on
s’adresse à son (sa) meilleur(e) ami(e).

Enveloppe

Il existe deux formats d'enveloppes, l'un allongé (commercial ou à
l'américaine) recommandé pour les lettres professionnelles, et l'autre
plus carré préféré pour la correspondance privée. La feuille doit être
pliée en trois dans le sens de la largeur pour les premières, et en
quatre (deux fois dans le sens de la largeur) pour les secondes.

La lettre doit être introduite dans l'enveloppe pliures vers le bas,
de façon que le destinataire ne la déchire pas en ouvrant l'enveloppe.
Il convient d'écrire soigneusement sur l'enveloppe car elle est le
premier contact du destinataire avec le courrier, et bien entendu de
suffisamment l'affranchir afin de ne pas imposer à son destinataire de
payer une surtaxe !

Lorsque l'on confie une lettre à une tierce personne (pour qu'il la
remette en mains propres ou la poste), il convient de lui remettre
l'enveloppe non cachetée, signe de la confiance qu'on lui accorde. Cette
personne doit la cacheter devant celui ou celle qui lui a confié la
lettre, en signe de confiance réciproque.

شكراا لك

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